Persediaan (Inventory)

Sebelumnya, saya telah memposting salah satu aktivitas yang terjadi di dalam suatu aliran logistik yaitu, pergudangan (warehousing). Kali ini, saya akan mencoba menjelaskan tentang salah satu aktivitas yang masih sangat berhubungan dengan pergudangan, yaitu system persediaan (inventory).



Definisi
Apakah definisi persediaan (inventory) itu? Persediaan jika diilustrasikan dalam kehidupan sehari hari sama dengan persediaan untuk kebutuhan bulanan keluarga. Jika kita meliat dari lingkup dapur, persediaan itu dapat berupa gula, teh, kopi, susu, bawang, penyedap masakan, cabai, saus, kecap, sendok, piring, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak persediaan yang ada di dapur, tentu ada bahan baku yang harus diolah dulu agar dapat dikonsumsi, atau bahkan dapat langsung dikonsumsi. Begitu pula persediaan (inventory) dalam cakupan yang lebih luas, memiliki arti sebagai berikut :
Persediaan (inventory) adalah stock bahan yang digunakan untuk memudahkan produksi atau untuk  memuaskan pelanggan yang meliputi bahan baku (raw materials), barang dalam proses (in-process goods), dan barang jadi (finished goods).
Persediaan (inventory) adalah suatu sumber daya menganggur (idle resources) yang keberadaannya menunggu proses lebih lanjut berupa :
­ Kegiatan produksi seperti dijumpai di sistem manufaktur
­ Kegiatan pemasaran pada sistem distribusi
­ Kegiatan konsumsi pada sistem rumah tangga, perkantoran, dsb



Alasan Penyimpanan Persediaan
Beberapa alasan kenapa perlu dilakukan penyimpanan persediaan, diantaranya :

1. Trade-off antara ongkos simpan dan ongkos pesan
Setiap perusahaan harus dapat menentukan pilihan yang tepat untuk dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifkan waktu yang dibutuhkan. Apabila suatu perusahaan terlalu menekankan adanya penyimpanan persediaan di gudang, akan mengakibatkan tingginya ongkos simpan yang dikeluarkan. Begitu juga halnya apabila perusahaan terlalu menekankan menggunakan sistem Just In Time (yang akan saya jelaskan di artikel selanjutnya) terhadap produk yang membutuhkan waktu lama dalam proses pengirimannya serta jumlah pemesanannya yang kurang dari kapasitas pengiriman, akan menyebabkan begitu tingginya ongkos pemesanan. Oleh karena itu, dibutuhkan persediaan sebagai pilihan yang tepat, dengan tetap menggunakan prinsip Manajemen Persediaan.

2. Menghadapi permintaan tak terduga
Persediaan juga mampu mengatasi adanya permintaan yang tak terduga. Permintaan yang dating dari konsumen dalam suatu perusahaan tidaklah bersifat tetap (konstan), namun justru bersifat fluktuatif. Perusahaan tidak mampu meramalkan secara tepat berapa jumlah permintaan yang akan dating selanjutnya. Oleh sebab itu, persediaan sangat diperlukan untuk mengatasi adanya permintaan yang mungkin datang dalam jumlah besar dan dalam waktu yang cepat. Sedangkan, dalam proses produksi perusahaan membutuhkan waktu yang cukup panjang.

3. Permintaan musiman
Permintaan kadang datang sesuai dengan musimnya. Sebagai contoh, musim Sepak Bola Piala Dunia, perusahaan garmen akan berusaha untuk memproduksi pakaian yang berbau tim Sepak Bola. Produksi akan dilakukan sebelum datangnya euphoria yang semakin besar. Untuk itu, diperlukan persediaan agar dapat memenuhi keinginan konsumen disaat musim itu.

4. Menghadapi variasi permintaan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, permintaan dari konsumen tidaklah bersifat tetap (konstan), sedangkan bersifat sangat fluktuatif. Oleh karena itu diperlukan persediaan untuk menghadapainya, agar konsumen tidak merasa kecewa atau beralih ke produk lain karena suatu perusahaan tidak mampu memenuhi produk yang diinginkan konsumen.

5. Memanfaatkan adanya potongan harga
Adanya potongan harga terhadap suatu barang akan memberikan keuntugan bagi suatu perusahaan. Jika dilustrasikan sekali lagi dalam kegiatan sehari hari, ibu rumah tangga cenderung akan membeli produk yang mendapat promo atau potongan harga. Walaupun sesungguhnya mereka belum terlalu membutuhkan produk tersebut saat ini. Begitu pula dalam kegiatan produksi di suatu perusahaan, adanya potongan harga akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Apalagi jumlah pembelian perusahaan yang cukup besar, tidak seperti dalam suatu rumah tangga.

6. Menghadapi kenaikan harga
Kebalikan dari point sebelumnya, persediaan juga mampu mengatasi adanya kenaikan harga. Sebagai contoh, suatu produk diramalkan harganya akan meningkat pada suatu periode tertentu disebabkan oleh adanya kebijakan pemerintah atau faktor lainya. Untuk menghindari kerugian yang cukup besar nantinya, produk tersebut akan dibeli untuk selanjutnya disimpan, dan dikonsumsi pada saat yang dibutuhkan tanpa merasakan kerugian yang cukup tinggi dikarenakan kenaikan harga produk tersebut.



Bentuk dan Jenis Inventory
Persediaan (inventory) memiliki beberapa bentuk dan jenis yang berbeda, di antaranya :
1. Raw materials (bahan baku),
2. In-process goods (barang dalam proses ),
3. Finished goods (barang jadi )
4. Spare part (Suku cadang)
5. Supplies (bahan penolong)
6. Alat-alat kantor



Tipe Inventori
Menurut Buffa dan Miller (1979) dan Tersine (1988), tipe tipe dari persediaan (inventory) adalah :
1. Inventori Operasi (Operational Inventory)
Menjamin kelancaran pemenuhan permintaan dari pemakai
2. Inventori Penyangga (Buffer Stock)
Mengantisipasi kelangkaan (Shortage) pasokan barang atau meredam fluktuasi permintaan
3. Inventori Siklis (Cycle Inventory)
Untuk menanggulangi lonjakan permintaan yang bersifat siklis (berulang menurut suatu selang waktu karena kejadian tertentu)
4. Inventori Musiman(Seasonal Inventory)
Untuk menanggulangi lonjakan permintaan yang bersifat musiman (berulang menurut selang waktu tertentu karena suatu musim)



Kategori Persediaan

Dalam manajemen persediaan, barang-barang dapat dibagi menurut beberapa sudut pandang yang antara lain:
1. Menurut jenis
­ Barang umum (general materials)
Barang jenis ini biasanya macamnya cukup banyak, pemakaiannya tidak tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih murah, dan penentuan kebutuhannya relatif lebih gampang.
­ Suku cadang (spare parts)
Barang jenis ini macamnya sangat banyak, harganya biasanya lebih mahal, pemakaiannya tergantung dari peralatan, dan penentuan kebutuhannya lebih

2. Menurut Harga
­ Barang berharga tinggi (high value items)
Barang ini biasanya berjumlah sekitar hany 10% dari jumlah item persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar 70% dari seluruh nilai persediaan, dan oleh sebab itu memerlukan tingkat pengawasan yang sangat tinggi.
­ Barang berharga menengah (medium Value items)
Barang ini biasanya berjumlah kira-kira 20% dari jumlah item persediaan, dan jumlah nilainya juga sekitar 20% dari jumlah nilai persediaan, sehingga memerlukan tingkat pengawasan cukup saja.
­ Barang berharga rendah (low value items)
Berlawanan dengan barang berharga tinggi, jenis barang ini biasanya berjumlah kira-kira 70% dari seluruh persediaan, namun nilai harganya hanya mewakili 10% saja dari seluruh nilai barang persediaan, sehingga hanya memerlukan tingkat pengawasan rendah.

3. Menurut frekuensi penggunaan
­ Barang yang cepat pemakaian (fast moving items)
Barang ini frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun lebih dari sekian bulan tertentu, misalnya lebih dari 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang lebih sering.
­ Barang lambat pemakaian (slow moving items)
Barang yang frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun kurang dari sekian bulan tertentu, misalnya di bawah 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang tidak sering.

4. Menurut tujuan penggunaan
­ Barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (Maintenance, Repair & Overhaul/MRO materials)
Barang ini sifatnya habis pakai, digunakan untuk keperluan pemeliharaan, perbaikan, atau operasi, dan kalau pada suatu saat persediaan habis, operasi masih dapat berjalan sementara.
­ Barang program (program materials)
Barang yang sifatnya juga habis dipakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat produksiperusahaan yang bersangkutan, dan kalau pada suatu saat persediaan habis, kegiatan perusahaan akan langsung berhenti.

5. Menurut jenis anggaran
­ Barang operasi (operating materials)
Barang yang digunakan untuk keperluan operasi biasa yang dianggarkan dalam anggaran operasi, dan apabila digunakan, akan dibukukan sebagai biaya, dan proses persetujuan anggarannya biasanya lebih cepat.
­ Barang investasi (capital materials)
Barang yang biasanya berbentuk peralatan dan digunakan untuk penambahan, perluasan, atau pembangunan proyek, atau sebagai asset perusahaan, dianggarkan dalam anggaran investasi, bukan dalam anggaran operasi, dan dibukukan dalam akun asset perusahaan, sedangkan biayanya dihitung dengan metode perhitungan yang telah ditentukan.

6. Menurut cara pembukuan perusahaan
­ Barang persediaan (stock items)
Jenis barang yang setibanya barang tersebut dari proses pembelian, dibukukan dalam akun “persediaan barang perusahaan” dan barangnya sendiri disimpan di gudang persediaan.
­ Barang dibebankan langsung (direct charged materials)
Jenis barang yang setelah dibeli langsung dikirimkan dan dibebankan ke bagian yang akan menggunakan. Barang jenis ini biasanya tidak disediakan dalam persediaan, karena jarang sekali digunakan.

7. Menurut hubungannya dengan produksi
­ Barang langsung (direct materials)
Jenis barang yang langsung digunakan dalam produksi, yang akan menjadi bagian dari produk akhir. Jadi, bahan mentah, bahan penolong, barang setengah jadi, barang jadi, dan barang komoditas, termasuk dalam kategori ini.
Barang tidak langsung (indirect materials)
Jenis barang yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi, namun diperlukan untuk memelihara mesin dan fasilitas yang digunakan untuk proses produksi.



Faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan

1. Faktor waktu 
Menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen.
Waktu diperlukan untuk membuat skedul produksi, memotong bahan baku, pengiriman bahan baku, pengawasan bahan baku, produksi dan pengiriman barang jadi ke pedagang besar atau konsumen.
Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu (lead time)

2. Faktor ketidakpastian waktu datang 
Ketidakpastian waktu datang dari supplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen.
Persediaan bahan baku terikat pada supplier, persediaan barang dalam proses terikat pada departemen produksi, dan persediaan barang jadi terikat pada konsumen.
Ketidakpastian waktu datang mengharuskan perusahaan membuat skedul operasi lebih teliti pada setiap level.

3. Faktor ketidakpastian penggunaan dalam pabrik 
Faktor ini disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai kondisi lainnya.
Persediaan dilakukan untuk mengantisipasi ketidakpastian peramalan maupun akibat lainnya tersebut.

4. Faktor Ekonomis 
Faktor ekonomis adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif  biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis.
Pembelian dalam jumlah besar memungkinkan perusahaan mendapatkan potongan harga yang dapat menurunkan biaya.
Pemesanan dalam jumlah besar dapat pula menurunkan biaya karena biaya transportasi per unit menjadi lebih rendah.
Persediaan diperlukan untuk menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis.



Ongkos Inventory

Terdapat beberapa jenis ongkos yang dikeluarkan untuk untuk persediaan (inventory), yaitu :
1. Ongkos Pembelian (purchasing cost)
Ongkos yang dikeluarkan untuk membeli barang inventori.

2. Ongkos pengadaan (procurement cost):
Ongkos pesan (order cost)
Semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar per sekali pesan.
Ongkos persiapan (set up cost)
Semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan meproduksi barang. (cth: ongkos menyetel   mesin, dll)

3. Ongkos simpan (holding cost)
Semua pengeluaran yang timbul akibat penyimpanan barang, ongkos ini meliputi ongkos: memiliki inventori, gudang, kerusakan/penyusutan, kedaluarsa, asuransi, administrasi, dll.

4. Ongkos kekurangan 
5. Ongkos sistemik 



Mungkin cuma itu yang bisa saya kasi pada postingan kali ini, semoga bermanfaat bagi anda. :)

Persediaan (Inventory) Persediaan (Inventory) Reviewed by Denny Trisna on 11:52 PM Rating: 5

1 comment:

Powered by Blogger.